Parmi les différents types de lettres de relance proposés par Ciel Gestion Commerciale, il est possible d'imprimer des lettres selon un certain niveau de relance. Trois niveaux de relance sont disponibles. Le premier correspond à une lettre de relance standard, envoyée peu après une échéance impayée, le deuxième niveau correspond à une lettre un peu plus insistante, alors que le troisième niveau correspond à un courrier recommandé de la dernière chance.

Le deuxième type de relance client proposé par Ciel Gestion Commerciale se nomme tout simplement "Relance Client".

Ce type de lettre de relance permet en fait de lancer trois types de lettres de relance différents. Chacune de ces lettres de relance correspond à un niveau de relance. Il y a trois niveaux de relance, "Niveau 1", "Niveau 2", "Niveau 3".

Lorsque vous avez sélectionné le type "Relance Client", Ciel Gestion Commerciale vous demande de sélectionner un des niveaux de relance.

Le niveau 1 correspond à une première relance. C'est le type de relance que l'on envoie peu après une échéance impayée. Le texte de la relance fait juste état de la situation et invite le client à régulariser le problème dès que possible. Le courrier est accompagné d'un tableau qui récapitule le détail des factures impayées.

Pour chaque facture, le montant déjà versé est indiqué (s'il y a eu un règlement partiel) ainsi que le solde dû.

La lettre de deuxième niveau ressemble à la première tout en étant un peu plus pressante. Dans la continuité de la première lettre de relance, cette lettre est à envoyer si le client n'a toujours pas réglé son solde dû après l'envoi de la lettre de relance de niveau 1.

La lettre de troisième niveau est généralement la lettre de relance de la dernière chance. C'est un recommandé avec avis de réception qui exige un règlement sous 8 jours, sous peine d'action judiciaire.

Comme nous l'avons vu, le niveau de lettre de relance doit être sélectionné manuellement. Ciel Gestion Commerciale 2006 ne permet pas, en effet, d'incrémenter automatiquement le niveau de relance. C'est-à-dire que par exemple, si vous avez déjà envoyé une lettre de niveau 1 à un client, Ciel Gestion Commerciale ne proposera pas automatiquement une lettre de niveau 2.

L'impression d'une lettre de relance ne déclenche pas non plus automatiquement la création d'une tâche dans le module de relations client. Si vous voulez conserver une trace du niveau de lettre de relance envoyé à un client, il faudra créer manuellement une tâche dans l'onglet "Relations Client" de la fiche client.

Dans cette tâche, vous pourrez indiquer le niveau de lettre de relance envoyé, ainsi que sa date d'envoi.

Lors de la sélection du type de lettre "Relance Client", Ciel Gestion Commerciale vous permet d'imprimer une lettre de change en bas de la lettre de relance. Pour cela, il suffit de cocher la case "Editer avec la lettre de change" et d'indiquer la date d'échéance de la traite.

Le client pourra ainsi renvoyer la traite signée pour règlement de son solde dû.

Par Olivier | Avant | Lundi 17 Avril 2006, 22:02 | Après | Didacticiels et tutoriaux | aucun commentaire